Medarbeider til stab og administrasjon 

Om stillingen

Allmennlegevakten har ledig stilling i avdelingsdirektørens stab.Stillingen består primært av administrativt arbeid, saksbehandling og oppgaver som understøtter legevaktens drift og ledelse. Du får en bred samarbeidsflate og vil ha kontakt med ulike fag- og funksjonsområder i organisasjonen.Stillingen innebærer varierte arbeidsoppgaver innen blant annet saksbehandling, arkiv og dokumentforvaltning, økonomi, innkjøp og generell administrativ oppfølging. Du vil også ha en viktig rolle i å utarbeide og følge opp rutiner, bidra til etterlevelse av gjeldende regelverk og identifisere muligheter for forbedring og effektivisering.Vi ser etter deg som liker å skape struktur, som har god gjennomføringsevne og trives med en variert arbeidshverdag. Du håndterer løpende oppgaver på en effektiv og selvstendig måte, samtidig som du ser muligheter for å forbedre og videreutvikle arbeidsprosesser.Du arbeider selvstendig, samtidig som du samarbeider godt med andre. Du evner å se helheten, skape gode relasjoner og finne praktiske og smarte løsninger på administrative utfordringer.Oslo kommune er i en omfattende organisatorisk utvikling. Bydelsreformen ble vedtatt av bystyret i juni 2026 og skal gjennomføres fra 1. januar 2028. Reformen innebærer blant annet færre og større bydeler og endringer i oppgavefordelingen mellom bydeler og kommunens sentrale virksomheter.Endringene vil også kunne få betydning for Helseetaten og Allmennlegevakten, og vil kunne innebære nye arbeidsprosesser, samarbeidsformer og administrative oppgaver. Som ansatt blir det en mulighet til å være med på å videreutvikle administrative funksjoner og bidra til fremtidsrettede løsninger i en virksomhet i endringStillingen er i utgangspunktet en 100 % stilling, men kandidater som ønsker 80 % stilling oppfordres også til å søke.Stillingen er ledig fra og med dags dato, til og med desember 2027.

Holde god oversikt i sak/arkiv systemet ACOS, inkl. utarbeide og revidere malverkRegistrering og fordeling av innkommende sakerSaksbehandling av private anmodninger og offentlig instanserBehandle og svare ut innsynsbegjæringerAnsvar for bestilling av kontorrekvisita og holde orden rekvisita rommeneHolde god kontroll på avdelings håndtering av innkjøp, og bestillingsrutiner i tråd med Oslo kommune samskjøpsavtaler.Behandle og kontere avdelingens innkommende fakturer i tråd med gjeldene regelverk.Bistå og støtte ledere i utviklingsarbeid knyttet til området saksbehandlingIvareta telefonhenvendelserForvalte inn- og utgående post

Helsefaglig bakgrunn med erfaring fra administrativt arbeid innen saksbehandling og økonomiGod økonomiforståelse og kunnskap om offentlig innkjøpDu må inneha god organisasjonsforståelse og erfaring innenfor eksempelvis ledelse, HR eller økonomiDu må ha gode datakunnskaper, og erfaring i bruk av systemene Unit4, Evryone, Websak og Office 365Du må inneha god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk

Er metodisk og systematisk i sin tilnærmingLiker utfordringer og oppnår kvalitetsmessig gode resultaterEr opptatt av kompetansedeling og utvikler kompetanse over tidLiker å søke nye perspektiver og ideer for å forbedre ytelse

Lønn i henhold til gjeldende avtaleverk i Oslo kommuneFleksitidsordningEt arbeidsmiljø preget av samarbeid, høy kompetanse, kunnskapsdeling og engasjement