Søknadsbrev som blir lest – struktur, eksempler og vanlige feil

Hva søknadsbrevet skal gjøre

CV-en viser hva du har gjort. Søknadsbrevet forklarer hvorfor det er relevant for denne arbeidsgiveren, og hvorfor du vil jobbe der. Det er også den eneste delen av søknaden der arbeidsgiveren får et inntrykk av hvordan du skriver og tenker.

Mange arbeidsgivere leser CV-en først for å se om du oppfyller kravene. Deretter leser de søknadsbrevet for å finne ut om du er motivert og har forstått hva jobben går ut på. Et brev som kunne vært sendt til hvem som helst, svarer ikke på det.

Noen søknadsportaler har et felt for søknadstekst i stedet for vedlegg. Det samme gjelder der: kort, konkret og skrevet for stillingen.

Struktur avsnitt for avsnitt

Et søknadsbrev på én side har plass til fire–fem korte avsnitt. Denne rekkefølgen fungerer for de fleste stillinger.

Ta med stillingstittel og eventuelt referansenummer i overskriften eller emnefeltet. Da er det enkelt å se hva brevet gjelder.

En åpning som fanger interessen

Den første setningen avgjør om resten blir lest med interesse. «Jeg viser til deres annonse på …» bruker plass på noe leseren allerede vet.

Begynn heller med det du kan tilby, eller med hvorfor stillingen passer deg:

• «Etter fem år som sykepleier på medisinsk avdeling vil jeg bruke erfaringen min med akutte pasientforløp i en stilling på akuttmottaket ved Haukeland.»
• «Jeg har bygget og driftet nettbutikker for tre små bedrifter, og vil gjerne gjøre det samme i større skala i teamet deres.»
• «Stillingen som regnskapsmedarbeider passer godt med det jeg har jobbet med de siste to årene: avstemminger, fakturering og årsoppgjør for små aksjeselskaper.»

Felles for alle: de er konkrete, de nevner stillingen, og de gir leseren en grunn til å lese videre.

Bruk eksempler, ikke egenskaper

Mange søknadsbrev består av påstander: «Jeg er strukturert, løsningsorientert og liker å jobbe både selvstendig og i team.» Slike setninger står i tusenvis av søknader og blir derfor ikke lagt merke til.

Velg i stedet et eksempel som viser egenskapen. En enkel modell er situasjon, handling og resultat:

• Situasjon: «Da avdelingen fikk nytt journalsystem, …»
• Handling: «… meldte jeg meg som superbruker, lærte meg systemet og holdt korte opplæringer for kollegene på mine vakter.»
• Resultat: «Etter tre uker brukte hele avdelingen systemet uten hjelp fra IT.»

Det viser at du tar initiativ, er strukturert og samarbeider godt, uten at du trenger å skrive det.

Koble deg til kravene i utlysningen

Les utlysningen nøye og finn de to eller tre viktigste kravene. Ofte står de under «Kvalifikasjoner» eller «Vi ser etter deg som». Hvert av hovedeksemplene i brevet bør svare på ett av disse kravene.

Bruk gjerne de samme ordene som utlysningen. Står det «erfaring med kundeoppfølging», skriv «kundeoppfølging», ikke «relasjonsbygging». Det gjør det lettere for leseren å se sammenhengen, og det hjelper hvis søknaden leses av et system først.

Ikke prøv å dekke alle kravene. Velg de viktigste og gjør dem godt. Resten kan CV-en vise.

Hvorfor akkurat denne arbeidsgiveren

Arbeidsgivere vil vite at du har valgt dem med vilje. Et avsnitt om hvorfor du søker akkurat der, viser at du har satt deg inn i virksomheten.

Unngå generelle setninger som «Dere er en spennende og fremtidsrettet bedrift». Vær konkret:

• «Jeg har fulgt satsingen deres på digitale konsultasjoner og vil gjerne være med på å utvikle den videre.»
• «Jeg vil jobbe i en kommune der hjemmetjenesten har egne team for rehabilitering, slik dere har bygget opp.»

Finner du lite informasjon om arbeidsgiveren, kan du skrive om hva ved selve stillingen som tiltrekker deg: oppgavene, fagmiljøet eller muligheten til å lære noe bestemt.

Avslutningen

Avslutt kort og trygt. «Jeg forteller gjerne mer om erfaringen min i et intervju» er tilstrekkelig. Unngå å be om unnskyldning for manglende erfaring, og unngå overdreven ydmykhet.

Skriv «Med vennlig hilsen» og fullt navn. Telefon og e-post kan stå under navnet, selv om det også står i CV-en.

Tone og språk

Skriv som du ville snakket i et profesjonelt møte: høflig, direkte og uten unødvendig formelle ord. Korte setninger er lettere å lese enn lange. Unngå ord som «herved», «undertegnede» og «vedlagt følger».

Jeg-form er naturlig i et søknadsbrev, men prøv å variere setningsstarten slik at ikke hver setning begynner med «Jeg». Les brevet høyt før du sender det. Da hører du hvor teksten er tung.

Skriv på samme språk som utlysningen, og sjekk navnet på arbeidsgiveren og kontaktpersonen nøye. En feilstavet bedrift eller et feil navn er en vanlig grunn til at søknader blir lagt bort.

Vanlige feil

• Gjentar CV-en. Brevet skal velge ut og forklare, ikke liste opp alt.
• Er for langt. Over én side blir sjelden lest i sin helhet.
• Handler bare om deg. Skriv også om hva du kan gjøre for arbeidsgiveren.
• Er generelt. Et brev som passer til ti stillinger, passer ikke godt til noen.
• Har feil navn eller stilling. Det skjer oftere enn man tror når brev gjenbrukes.
• Unnskylder seg. «Selv om jeg ikke har mye erfaring …» får leseren til å se etter det som mangler.

Eksempel på et kort søknadsbrev

Under er et forkortet eksempel for en stilling som kundeservicemedarbeider:

Søknad på stilling som kundeservicemedarbeider

Jeg har jobbet tre år i kundeservice i en nettbutikk, og vil gjerne bruke erfaringen min i teamet deres, som jeg vet betjener både privatkunder og bedrifter.

I nåværende jobb svarer jeg på rundt 50 henvendelser daglig på telefon, e-post og chat. Da vi fikk mange klager på leveringstid i fjor, laget jeg en enkel oversikt over de vanligste spørsmålene og ferdige svar. Svartiden gikk ned fra to dager til under én.

Dere ber om erfaring med CRM-systemer. Jeg bruker Zendesk daglig og har lært opp to nye kolleger i systemet.

Det som tiltrekker meg mest ved stillingen, er at dere har egne ansvarsområder per kundesegment. Jeg vil gjerne utvikle meg innen bedriftskunder.

Jeg forteller gjerne mer i et intervju.

Med vennlig hilsen Kari Nordmann

Sjekkliste

• Er brevet på én side?
• Sier første setning hvilken stilling og hvorfor?
• Har du to–tre konkrete eksempler som svarer på kravene?
• Er det et avsnitt om hvorfor akkurat denne arbeidsgiveren?
• Er navn på bedrift og kontaktperson riktig?
• Har noen andre lest korrektur?

Søknadsbrev når du har lite erfaring

Har du lite erfaring, er søknadsbrevet ekstra viktig. Det er her du kan forklare hvorfor utdanningen, praksisen og deltidsjobbene dine er relevante. Bruk eksempler fra studier, praksis og verv på samme måte som andre bruker eksempler fra jobb.

Vær ærlig om hvor du står, men uten å unnskylde deg. «Jeg er nyutdannet og ser etter en stilling med god opplæring» er greit. «Jeg har dessverre ikke så mye erfaring» får leseren til å lete etter det som mangler.

Søknadsbrev ved karriereskifte

Bytter du bransje, må brevet gjøre jobben CV-en ikke kan: forklare sammenhengen. Vær tydelig på hvorfor du vil bytte, og vis hvilke ferdigheter du tar med deg. En lærer som søker jobb som rådgiver i en bedrift, kan vise til erfaring med å planlegge, formidle, følge opp mange mennesker og samarbeide med foreldre og kolleger.

Har du tatt kurs eller utdanning for å forberede overgangen, nevn det. Det viser at valget er gjennomtenkt.

Søknadsbrev på engelsk

Er utlysningen på engelsk, skriver du søknaden på engelsk. Strukturen er den samme, men tonen kan være litt mer direkte. Hold setningene korte og unngå direkte oversettelser fra norsk. Be gjerne noen som skriver godt engelsk om å lese gjennom.

Vanlige spørsmål

Må jeg alltid skrive søknadsbrev?

Hvis utlysningen ber om det, ja. Noen arbeidsgivere bruker bare CV og spørsmål i et skjema. Da svarer du grundig på spørsmålene i stedet.

Hvor langt skal et søknadsbrev være?

Én side, rundt 250–400 ord, er passe for de fleste stillinger.

Kan jeg bruke en mal?

En mal kan hjelpe med strukturen, men innholdet må skrives for hver stilling. Arbeidsgivere kjenner igjen standardtekster.

Skal jeg skrive hvilken lønn jeg ønsker?

Bare hvis utlysningen ber om det. Ellers tas lønn opp senere i prosessen.

Hvem skal jeg adressere brevet til?

Bruk navnet på kontaktpersonen i utlysningen. Står det ikke noe navn, kan du skrive «Hei» eller adressere til avdelingen. Unngå «Til den det måtte angå».